Notre gestion d’entreprise en méthode agile chez Ochelys

15/10/2015

Peut-on utiliser l’agilité pour diriger une entreprise ? Pour de l’administratif, de la prospection, de la relation client ? C’est en tout cas ce que nous expérimentons chez Ochelys. Depuis maintenant 1 an, nous sommes deux co-gérants et nous avons mis en place une méthode agile pour la gérance de l’entreprise. Après une année d’expérimentation, nous sommes ultra-satisfaits de ce fonctionnement ! Voilà un retour d’expérience sur ce que nous avons mis en place.

Mise à jour : Cet article a été publié après 8 mois passés sur ce fonctionnement, puis mis à jour après 12 mois.

Mais pourquoi faire ça ?

Nous tentons d'adapter une méthode agile pour la gestion de l’entreprise globalement pour plusieurs raisons :

  • Assurer une transparence et une cohésion maximale entre les gérants
  • Faciliter l’entre-aide et le soutien au maximum
  • Améliorer nos processus en permanence
  • Être très réactifs sur tout type de problématique ou de décision

Notre fonctionnement

Concrètement, nous avons adopté un fonctionnement sur des sprints de deux semaines, du lundi au vendredi.

Planification : Nous commençons chaque sprint par une séance de planification, au cours de laquelle nous sélectionnons et priorisons les stories et les tâches. Nous chiffrons les stories en jours /personne, avec un minimum de 0,25. Tout est reporté ensuite sur un kanban extrêmement simple : à faire, en cours, fait. La séance dure généralement moins de 30 minutes.

Daily stand-up : Nous avons adopté le Daily stand-up, chaque matin nous prenons 5 minutes pour voir ce qui est en cours et ce qui est prévu sur la journée. Nous actualisons les estimations de temps restant et nous reportons notre avancement sur un burndown chart affiché à côté du tableau.

Démonstration : Chaque sprint se termine par une démonstration. Nous reprenons tour à tour les tâches et nous présentons les livrables et les documents réalisés. La démonstration dure environ 15 minutes, et nous enchainons avec la rétrospective.

Rétrospective : Nous menons les rétrospectives sur le principe de sailboat, avec quelques variations régulières des règles. La rétrospective dure généralement environ 45 minutes. Nous terminons avec des apprentissages pragmatiques, et deux à trois éléments concrets à essayer sur le sprint suivant que nous affichons dans le bureau.

En termes de temps d'occupation, ce sont un peu moins de deux heures par semaine et par personne qui sont nécessaires pour ce mode de fonctionnement.

Kanban Ochelys

Notre outillage

Pour que la méthodologie tourne bien et pour faciliter vraiment la transparence et l’entre-aide, nous utilisons quelques petits outils pratiques.

Slack : Nous utilisons slack pour la plupart des échanges internes synchrones ou asynchrones.

Dropbox : Tous nos documents sont sur un espace dropxbox partagé et synchronisé sur nos postes. Cela nous assure aussi la sauvegarde de tous nos documents.

KeepassX : Nous utilisons keePassX pour générer et partager tous les comptes et mots de passe utiles : sites administratifs, fournisseurs, etc.

Google Pro. : Nous utilisons des comptes Google pro. pour les adresses mail et l'agenda partagé.

Trello : Nous utilisons Trello avec un tableau dédié au suivi des tâches de gérance, un tableau pour les évolutions de notre site Internet, et quelques autres tableaux pour des sujets internes ou des projets clients.

Bilan après 12 mois

L’amélioration continue, ça marche ! Les apprentissages et les essais nous permettent réellement d’améliorer nos outils, nos documents, nos processus.

L’entre-aide, ça marche aussi. Chacun a ses spécialités, pourtant certaines choses peuvent se partager plus facilement qu’on le croit. Par exemple, la première fois que mon associé a fait la déclaration de T.V.A. en suivant la documentation partagée, ça a été un vrai soulagement de voir à quel point nous pouvions nous suppléer facilement grâce à toute la transparence mise en place.

Une limite ? Les itérations permettent une bonne gestion du quotidien et de l’avancement court terme, mais il manquerait peut-être pour l'instant de compléter notre méthode par des éléments portés sur le long terme et la stratégie globale de l'entreprise.

Gérance Ochelys

En conclusion ?

C’est une très grande satisfaction à ce stade, et une chose est sûre : pas de retour en arrière possible :-)